שיהיה לך יום עבודה מוצלח, נהיה בקשר בקרוב



עיצוב משרדים- איך עושים את זה נכון

חושבים על שיפוץ? מתלבטים?

נעים מאוד, שמי יפעת שמרלינג, אדריכלית מומחית לתכנון ועיצוב משרדים בכל גודל, ומאמינה גדולה בתרומתה של סביבת עבודה נעימה ומעוצבת להעלאת האנרגיות החיוביות במשרד, שיפור התדמית של העסק, הגברת הפרודוקטיביות ושיפור התוצאות העסקיות.

במהלך 10 השנים האחרונות תכננתי ועיצבתי משרדים רבים ובהם משרדי TradeTech Group בלונדון (1200 מ"ר), wix בנמל תל אביב (500 מ"ר), EuroLive בלטביה (4,000 מ"ר) Goldmine בתל אביב (130 מ"ר), Ladbrokes בבורסה ברמת גן (800 מ"ר) ורבים נוספים. במהלך עבודתי על פרויקטים אלו ואחרים רכשתי ידע רב ואני שמחה לחלוק אותו…

 

אז אם החלטתם לשפץ את משרדכם או שאתם עדיין בשלב ההתלבטות והסקרנות, אתם בוודאי רוצים לדעת למה אתם נכנסים ולקבל את כל הפרטים בנוגע למשך השיפוץ, עלותו, שלביו, מי יהיו בעלי המקצוע ומה יהיה 'החלק שלכם' בכל התהליך…

בכתבה זו תקבלו את התשובות לכל השאלות הקשורות לתהליך:

  • מתי כדאי לשפץ משרד?
  • כמה זמן זה לוקח?
  • מהם השלבים העיקריים בתהליך השיפוץ?
  • מי הם בעלי המקצוע האחראים לשיפוץ המשרד?
  • מהן העלויות של שיפוץ משרד?
  • מה נדרש מבחינת הלקוח שבוחר לעצב משרד? למה עליו לצפות?

חלל open space במשרדי Trade-tech בלונדון.

בסיום קריאת כתבה קצרה זו תחשפו לכל הסיבות הנכונות בגללן כדאי, ואפילו מומלץ, לשפץ ולעצב משרד (בשטח של 100 – 5,000 מ"ר). בנוסף, אני מקווה להדביק אתכם בהתלהבות שלי בנוגע לחוויה החיובית שהיא חלק בלתי נפרד משיפוץ המתוכנן ומנוהל על ידי איש מקצוע.

אז רגע, בוא נתחיל מההתחלה ממש…

למה בעצם לשפץ?
כל עסק מקבל את ההחלטה על שיפוץ או עיצוב מסיבות שונות, הנה כמה מהנפוצות שבהן:

  • התיישנות: המשרד כל כך ישן שכבר לא נעים להיכנס אליו בבוקר, המראה הבלוי מחייב רענון.
  • שינויים במבנה החברה: מבנה החברה השתנה ויש לחלק מחדש את החלל, לדוגמה לצורך מעבר לאופן ספייס, או כל שינוי אחר בהושבה, הקצאת אזורים פרטיים, תוספת של חדרי ישיבות וכד'.
  • התרחבות: הרחבה של הפעילות העסקית המצריכה מראש גיוס עובדים והטמעתם בארגון, לדוגמא פתיחה של מחלקות או הקמת צוותים חדשים.
  • צפיפות: המשרד קטן וכבר לא יכול להכיל את כמות העובדים.
  • צמצומים או תנאי עבודה חדשים: כמו לדוגמא מעבר של עובדים לעבודה מהבית
  • שינויי לוקיישון: חוזה שצפוי להסתיים והמשכיותו כבר לא משתלמת לבעלי החברה, צורך בלוקיישן אטרקטיבי יותר לצרכי החברה והעובדים בה.
  • התאמה קונספטואלית: הצורך בהתחדשות קונספטואלית הנובעת מכך שהמראה והאווירה של החלל כבר אינם משקפים את אופי החברה וערכיה.

סביבת עבודה נעימה = מוטיבציה גבוהה = שיפור התוצאות העסקיות: שיפור סביבת העבודה משמח את העובדים, נותן להם תחושת סיפוק והרגשה שמישהו 'שם למעלה' חשב גם עליהם. ללא ספק, מקומות עבודה נעימים ומעוצבים, המתוכננים בדיוק על פי צרכי החברה והעובדים, מובילה לתפוקה גבוהה יותר, נאמנות, גיוס עובדים מפה לאוזן ותוצאות חיוביות נוספות.

אזור fun-area במשרדי Eurolive בלטביה.

כמה זמן לוקח לשפץ משרד?
שאלת הזמן כמובן תלויה בגודל החלל, אבל ככלל, במשרדים בינוניים וגדולים תהליך שיפוץ, כולל הכל, השיפוץ יכול לארוך 6-7 חודשים ולעיתים גם יותר.

מהם השלבים העיקריים בתהליך של שיפוץ משרד?
תהליך שיפוץ משרד כולל ארבעה שלבים עיקריים: תכנון, הכנת תוכניות מקצועיות, ביצוע ו'פינישים'. לכל שלב חשיבות רבה, ועל בסיס כל שלב נבנה השלב הבא.

שלב 1- התכנון
המטרה? בניית פרוגרמה אופטימאלית כבסיס לתכנון פונקציונלי ויצירת קונספט עיצובי שיבטא את האווירה הנכונה.

איך זה מתבצע? פגישות ושיחות עומק מאפשרות להבין את הצרכים הפונקציונאליים של החברה, ערכייה והתדמית שהיא מבקשת ליצור. התובנות תאפשרנה ליצור קונספט עיצובי שיבטא את האווירה הנכונה.

התוצאה: בתום השלב נקבל תוכנית העמדה, קונספט עיצובי הכולל פלטת צבעים, חומרים וטקסטורות והדמיות בתלת מימד.
היתרונות המהותיים של השלב הם  שכבר בתחילת הדרך הלקוח יכול לדמיין 'איך יראה המשרד החדש"' ותהייה לו  ההזדמנות להעביר את התיקונים הנדרשים. בנוסף, השלב הזה מאפשר לכל בעלי המקצוע להבין את הדרך ולחתור לביצוע מושלם.

שלב 2- תכנון מקצועי
מה המטרה? הפקת תוכניות מקצועיות, בניית תקציב ולו"ז על ידי מנהל הפרויקט (אשר מייצג את האינטרסים של הלקוח ודואג להם לאורך כל התהליך).

איך זה מתבצע? שיח ועבודה מול יועצים, ספקים ונותני שירות שונים אשר ייקחו חלק בתהליך הבנייה, השיפוץ והעיצוב
התוצאה: תקציב, לו"ז,  תכניות מקצועיות של יועצים וספקים חיצוניים, תכנית אדריכלית אחת המשלבת את כל התוכניות, כתב כמויות ואיתור ספקים על בסיס איכות, מחיר ובעיקר שירות.
היתרונות העיקריים של השלב הזה הוא הסנכרון הברור של כל נושא התקציב והלו"ז והבדיקה שתכניות בעלי המקצוע לא מתנגשות אחת בשנייה.

שלב 3- ביצוע
מה המטרה? הוצאה אל הפועל של התוכניות תוך ניהול הביצוע בצורה אופטימלית, כפלטפורמה לעבודות הגמר והפינישים וכמובן תוך תזמון מדויק, ניהול אתגרים ומתן מענה מקצועי לבעיות.

איך זה מתבצע? עבודה מול הקבלן הראשי ומבצעי המערכות. בהמשך: גמרים והתקנות – חיפויים, ריהוט, תאורה ונגרות.
התוצאה: בשלב הזה מסתיימים השיפוץ והעיצוב (ללא סטיילינג).
היתרון של השלב הזה הוא שבסופו ניתן להיכנס למשרד ולעשות בו שימוש אם כי תמיד מומלץ להמתין מעט ולהיכנס למשרד כשהוא מדוגם.

שלב 4- פינישים וסטיילינג
מה המטרה? תיקוני ריג'קטים, התאמת אומנות, אקססוריז וצמחייה בהתאם לקונספט העיצובי שנקבע בשלב הראשון.

איך זה מתבצע? איתור ומיקום הפריטים הקטנים שעושים את ההבדל.
בשלב הזה קורה כל הקסם, שימוש בצמחייה חיה, אמנות ואקססוריז הם אלה שעושים את ההבדל. נגיעה קטנה במטבחון, כלי זכוכית על המדף בכניסה, או כלי חימר בגווני אדמה יקנו את התחושה אליה נכוון. הבחירות בשלב הסטיילינג יעצימו ויחזקו את הקונספט ואת פלטת הצבעים שנבחרו.
התוצאה: המשרד מוכן לאכלוס. תתחדשו!

קפיטריה, משרדי Tradetech בלונדון.

מהן העלויות של שיפוץ משרד?
התשובה לשאלה זו מורכבת אבל בהחלט ניתן לומר שקיים כלל אצבע שעוזר בתכנון ראשוני ובניית תקציב: 3500 ₪ למ"ר שיפוץ.
עלות בסיסית זו כוללת את עבודת התכנון והעיצוב, יועצים חיצוניים, מנהל פרויקט, עבודות בינוי (כולל מערכות מיזוג אויר, חשמל, תקשורת, ספרינקלרים וחומרי גמר כולל חיפויים, זכוכית ותאורה וגם ריהוט מאוד בסיסי).

תמחור בגובה 5500 ש"ח למ"ר כולל רמה גבוהה יותר של גימורים כגון פרטי נגרות מיוחדים, חיפויי קירות ברמה גבוהה יותר, ריהוט משלים, גאדג'טים טכנולוגיים ותאורה דקורטיבית. גם שלב ההלבשה הסופי קופץ מדרגה. כמובן שמנקודה זו ניתן רק לעלות והשמיים – כמו שאומרים – הם הגבול.

כלל נוסף שחשוב להתייחס אליו: ככל ששטח המשרד קטן יותר, עלות השיפוץ למ"ר גבוהה יותר, ולהפך. הסיבה היא כמובן עלויות המומחים ונותני השירות (מתכננים ויועצים) אשר מתייחסים לחלל בשלמותו. ניתן לומר כי התמחור במשרדים קטנים פרויקטאלי ולא על פי השטח אולם מ- 500 מ"ר ומעלה, החישוב מתבצע על תמחור של מ"ר.

חדר ישיבות במשרדי Eurolive בלטביה.

מי בעלי המקצוע האחראים לשיפוץ המשרד?
אז מי אחראי על כל האירוע הזה ומי ידאג שיגמר בטוב ובהתאם לציפיות שלכם?
מי עוד שותף לתהליך? ומה החלק שלכם כלקוח?

בואו נעשה סדר…

אדריכל/מעצב (אחראי על תכנון הפרויקט ועיצובו)
זהו בעל המקצוע המלווה את הפרויקט ואת בעל העסק מהפגישה הראשונה והבלתי מחייבת דרך הבריף המעמיק, פיצוח הקונספט העיצובי, שלבי התכנון, בחירת הספקים, המומחים ובעלי המקצוע, וכלה בעבודה בשטח, פיקוח צמוד, מתן מענה לאתגרים שצצים בדרך, בחירת החומרים וכמובן הפינישים, כולל מיקום העציץ האחרון ותליית התמונה המנצחת.

מנהל פרויקט (המבוגר האחראי ומייצג האינטרסים של הלקוח בשטח)
זה האיש שיחסוך לכולם זמן, כסף וכאב ראש והכי חשוב, ידאג שהביצוע יתאם את התכנון ושכל אלו לא יבואו על חשבון איכות הפרויקט. מנהל הפרויקט מרכז את כל העבודה היועצים והספקים השונים, מסנכרן ביניהם לאורך הפרויקט, דואג לבקרת איכות וגם לפיקוח גם על לוח הזמנים והתקציב. לקראת סוף הפרויקט ידאג לתיקון כל הריג'קטים. ככל שהפרויקט גדול יותר, גדל גם הצורך באיוש התפקיד הזה.
בהיעדר מנהל פרויקט, במיוחד בפרויקטים קטנים, מי שינהל אותו הוא המעצב/אדריכל בעזרתו של קבלן הביצוע.

קבלן הביצוע (אחד מגורמי המפתח להצלחת הפרויקט)
כשבוחרים קבלן ביצוע, יש לקחת בחשבון המלצות (על פרויקטים באותו סדר גודל ובאותה רמת איכות), פרויקטים קודמים (כן כן, חייבים לבקר במקום ולראות בעיניים), חיבור אישי, תקשורת טובה ושפה משותפת וכמובן – זמינות והצעת מחיר מתאימה.

הלקוח (שותף להחלטות מחד, משוחרר מנוכחות ומעורבות יום יומית מאידך)
כמו בתחומים רבים גם בפרויקט בנייה ועיצוב של משרד, ההצלחה בנויה גם על אמון, ועל מנת שבעל העסק ייתן חופש פעולה לצוות המוביל חובה לתאם ציפיות- לבנות מסגרת ברורה הכוללת התייחסות לתקציב, לו"ז וקונספט עיצובי (הבא לידי ביטוי בהדמיות).
כשהלקוח סומך ובטוח, בעיקר לאחר שלב הקונספט בו הוא מעורב יותר, שלב הביצוע דורש אפס התערבות מטעמו. בשלב הסופי, גם הוא וגם המעצב משתוקקים לסיים אבל נדרש מאט איפוק 😊 החלל מקבל בוסט אמיתי בפינישים ובסטיילינג.

חדר מסחר במשרדי Goldmine תל אביב.

ובנימה אישית
לאחר עשרות פרויקטים בגדלים שונים וברמות גימור שונות אני יודעת שעיצוב או שיפוץ אינם הוקוס פוקוס. המסר המרכזי שלי הוא שכאשר עושים את התהליך עם בעל מקצוע מנוסה, שואלים את השאלות הנכונות ובאים לתהליך מוכנים, ומתוך כוונה לשפר את סביבת העבודה, אפשר ליהנות מחוויה חיובית ובעיקר מתוצאות מעולות מהן ייהנו העובדים והעסק רק ירוויח.

הצלחתי לעניין אתכם? סקרנים לגבי שיפוץ או עיצוב המשרד שלכם?

הקדישו כמה שניות לטופס הקצר ואני מבטיחה לחזור בהקדם.

הכותבת היא יפעת שמרלינג, מעצבת משרדים מובילה הפעילה בארץ ובחו"ל. מתמחה בעיצוב משרדי הייטק ומשרדים נוספים. מאמינה בליווי צמוד של הלקוח בכל שלבי הפרויקט עד לאכלוס וברווח הגדול של העובדים המתורגם לרווחיות של העסק.